Fallbeispiel – Digitalisierung im Handwerk

Mit diesem Fallbeispiel zur Digitalisierung im Handwerk zeigen wir Ihnen typische Situationen auf, die alltäglich in Kleinst- und Kleinunternehmen anzutreffen sind. Exemplarisch stellen wir mögliche Lösungsansätze aus unserem Leistungsportfolio vor.

Herr Müller besitzt einen Handwerkbetrieb mit zwei Mitarbeitern, einem Auszubildenden und Frau Meier, die halbtags für die Buchhaltung zuständig ist.

Im Betrieb befinden sich

  • 2 Windows-PCs, ein PC für Herrn Müller und ein PC, auf dem die Buchhaltungssoftware installiert ist
  • 2 Drucker, an jedem PC ist lokal ein Drucker angeschlossen
  • Ein DSL-Internetzugang bei einem der bekannten Anbieter, jeder PC ist direkt am Internet-Router angeschlossen
  • 2 Telefone (VoIP), angeschlossen am Internet-Router.
  • 1 Schreibmaschine
  • Eine Emailadresse bei einem Emailanbieter (z.B. handwerksbetrieb-mueller@googlemail.com, handwerksbetrieb-mueller@gmx.de)
  • Ein Aktenschrank mit Geschäftsunterlagen der letzten Jahre (Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenz etc.)

Eine Webseite besitzt der Handwerksbetrieb nicht, Herr Müller setzt auf persönliche Kontakte, Visitenkarten, Stammkunden und Mundpropaganda.

Bisheriger Arbeitsablauf

Auf dem PC von Herrn Müller werden mehrmals täglich Emails abgerufen, hier gehen Kundenanfragen und stellenweise Rechnungen in PDF-Form ein. Herr Müller beantwortet die Emails persönlich. Rechnungsanhänge werden ausgedruckt und in einer Kiepe für Rechnungen zur Bearbeitung durch Frau Meier abgelegt.

Kundenanfragen per Telefon werden dort beantwortet und die Kundendaten auf einem Zettel notiert. Freie Termine für Kundenaufträge werden mit Hilfe eines Tischkalenders ermittelt und geführt. Nach einer Auftragsabstimmung werden die Kundendaten auf einem Auftragszettel notiert und in einer Terminmappe abgelegt.

Die tägliche Post wird vormittags von Frau Meier bearbeitet. Eingangsrechnungen werden von Frau Meier gesichtet und bei Bedarf zur Freigabe Herrn Müller vorgelegt, sowie anschließend zur Zahlung aufbereitet. Der weitere Posteingang wird ggf. vorhandenen Vorgängen zugeordnet, bearbeitet und abgelegt.

Ausgangsrechnungen erstellt Frau Meier anhand der vom Kunden unterzeichneten Auftragszettel. Dazu übernimmt sie die Daten in eine Word-Vorlage, trägt die Kundendaten, Rechnungsnummer und die Positionen vom Auftragzettel ein, berechnet die Rechnungssumme und trägt diese ein. Die Ausgangsrechnung druckt sie anschließend aus und legt diese Herrn Müller zur Freigabe und Unterschrift vor. Wurde die Ausgangsrechnung freigegeben, kouvertiert Frau Meier die Rechnung und erstellt mit der Schreibmaschine ein Etikett mit der Kundenanschrift und klebt eine Briefmarke aus dem Briefmarkenvorrat auf. Die Rechnung geht dann in die Kiepe für Ausgangspost.

Belege für Spesen, Tanken, Porto, etc. werden in einer Kiepe „Buchhaltung“ gesammelt und von Frau Meier in der Buchhaltung erfasst.

Fallstricke in der Praxis

Auf Basis des bisherigen Arbeitsablaufs möchten wir einige typische Fallstricke aus der Praxis zeigen, die immer wieder anzutreffen sind.

  • Frau Meier schaltet morgens Ihren PC ein, dieser startet nicht mehr. Die Festplatte ist defekt und muss ersetzt werden. Eine Datenrettung der Buchhaltungsdaten ist nicht möglich bzw. zu kostspielig. Die Daten sind verloren und müssen mühsam manuell wieder nachgetragen werden.
  • Der Rechner von Frau Meier wird vom Azubi mit einer neuen Festplatte ausgestattet und neu aufgesetzt. Dabei stellt sich heraus, dass die Seriennummer zur Aktivierung von Windows und die Installations-CD der Buchhaltungssoftware nicht aufzufinden sind und beides neu beschafft werden muss. Frau Meier kann die nächsten drei Tage nichts tun.
  • Herr Müller hat anhand des Kalenders einen Kundentermin vereinbart – dabei aber vergessen, dass der geplante Mitarbeiter an diesem Tag Urlaub hat.
  • Frau Meier kann keine Ausgangsrechungen ausdrucken, da der Toner in Ihrem Drucker leer und kein Vorrat vorhanden ist. Sie exportiert die Ausgangsrechnung als PDF-Datei und schickt diese Herrn Müller per Email, damit Herr Müller die Rechnung an seinem PC und Drucker ausdrucken kann. Anschließend stellt Frau Meier fest, dass keine Briefmarken mehr vorhanden sind und schickt den Azubi zur Post.
  • Herr Müller hat sich auf seinem PC beim Recherchieren im Internet Malware eingefangen. Der PC arbeitet seit dem sehr langsam oder ist im schlimmsten Fall gar nicht mehr benutzbar (z.B. wurden Dateien gelöscht oder verschlüsselt, nehmen Sie einfach den für Sie schlimmsten Fall an). Auch dieser PC muss neu aufgesetzt werden. In der Zeit ruft Herr Müller die Emails morgens und abends von zu Hause aus ab.

Hoffentlich wurden Sie bisher von solchen Problemen in der Praxis verschont. Diese Störungen treten aber in der Praxis auf und wenn sie auftreten, ist das häufig mit lästigen und großen Umständen verbunden. Üblicherweise haben Sie es dabei vor allem mit Datenverlust und der Störung Ihres Geschäftsbetriebs zu tun.

Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung

Gerade in Unternehmen, die bisher keine oder nur geringe Digitalisierungsmaßnahmen umgesetzt haben, lassen sich schnell und mit wenig Aufwand große Effekte erzielen. Die meisten der zuvor genannten Probleme lassen sich mit einem Zentralisierungsansatz lösen. Dabei spielen ein zentraler Infrastruktur- und Datensicherungsansatz eine maßgebliche Rolle. Durch den Einsatz von Open Source Technologien sind diese nicht nur aus Kostengesichtspunkten interessant, sondern entsprechen auch dem Stand der Technik.

Für den Handwerksbetrieb von Herrn Müller könnte eine Lösung wie folgt aussehen:

  • Aufsetzen eines zentralen Virtualisierungsservers mit einer Open Source Virtualisierungslösung und kostengünstiger Consumer-Hardware
    • Einrichtung von zwei virtuellen Windows-Maschinen, eine für die Buchhaltung und eine ersetzt Herrn Müllers PC.
    • Der Zugriff auf die virtuellen Maschinen kann dann mit beliebigen PCs stattfinden, die zum Beispiel auch unter Linux laufen können und die sich bei Bedarf schnell wiederherstellen lassen.
    • Durch den Einsatz von netzwerkfähigen Druckern können diese von allen Arbeitsplätzen bei Bedarf genutzt werden.
  • Die elektronische Ablage von Dokumenten bzw. Dateien wird über ein ZFS-Raidsystem realisiert
    • Die Dokumente werden durch Snapshots zu konfigurierbaren Zeitpunkten zyklisch gesichert. Bei Bedarf lassen sich Snapshots, oder auch einzelne Dateien, aus der Sicherungshistorie mit nur einem Befehl wiederherstellen.
    • Der Zugriff auf die Dateien erfolgt über Freigaben, die in die virtuellen Maschinen eingebunden werden und bei Bedarf mit Berechtigungen für einzelne Nutzer versehen werden können.
    • Fällt doch mal eine Festplatte aus, kann diese durch eine frische Festplatte ersetzt werden. Das System ist ohne Unterbrechung und ohne Datenverlust durchgehend einsatzbereit.